文書作成に気を付けていたこと

Word

以前勤務していた職場では、セミナー案内などのお知らせを作成することが多かったので、その時に感じたことです。

たいてい研修などのお知らせか何かの通知文書でしたが、読み手の事を考えると一目見た時に中身の概要がわかるよう、またぱっと見で、読みやすいよう見やすいように作成を心がけていました。
文字の分量が多いと読み手がすべて読んでいないことも多く、そのためぱっと見で概要を理解できるような作りを念頭に作成していました。

はじめに、何を盛り込むかを考慮、何ページにするのか、各項目をどう配置するのか、あらかじめざっと検討しておきます。情報を整理して全体のレイアウトを考えておきます。

下書きとしてあらかた作成。

本格的に手を入れ、作成。
レイアウトはページのおさめかた、文字のフォント、タイトルのつけ方・目立たせ方、文章の言い回し、図やイラストの挿入があれば位置や大きさ・関連文章の回り込みの方法、余白の使い方、強調したい部分の効果のつけ方などに気をつけます。
例えば、セミナー開催文では、日時や場所など盛り込む内容も決まってくるため、タブやインデントを使うか、あるいは表で罫線の色を非表示にして作成するか、どうすれば見やすくわかりやすくなるかを考えます。

余裕を持った作成をし、時間をおいてもう一度見直します。
必ずと言っていいほど、手直しがあります💦
もし可能であれば別の人に見てもらうと、異なる視点から見てもらえるのでベストです。

Wordでの作成の場合、便利なツールがたくさんあるのでどのように使うかなれてくると短時間で作成できます。

ただ、急ぎで作成するときなど、この手順ではないこともありますが。作成したものがしっかりできてくると、達成感いっぱいです★